Fighting the automation paradox || Deployment θα κάνουμε φωνάζοντας "αέρα"
Dan Markovitz writes:
“I don’t care whether you’re a member of the Church of David Allen, the Cult of Tim Ferriss, or some other bastard offspring of the Assembly of Lifehacks. Just turn off your damn email, close your browser window, and get to work. It’s. Not. That. Hard.”
[via]
Όταν ο (σχολιαστής αυτού του blog) XLA μου δώρισε το “Time Management for System Administrators” λίγο ήξερε πόσο θα επιδεινωνόταν το πρόβλημα διαχείρισης χρόνου που είχα. Άρχισα να το διαβάζω με πολύ ενδιαφέρον και έβλεπα μπροστά μου έναν άνθρωπο που διηγούταν προβλήματα παρόμοια με τα δικά μου και ημίμετρα που και εγώ είχα προσπαθήσει να εφαρμόσω. Πάνω που είχα τελειώσει το 3ο κεφάλαιο, σταμάτησα να το διαβάζω. Τι είχε συμβεί;
Είχα σταματήσει να γυρίζω μόνος μου στο σπίτι. Προσπαθώ να διαβάζω πολύ στα ΜΜΜ, καθώς περνάω μιάμιση με δύο ώρες σε αυτά. Καθώς γύριζα με παρέα, “έχασα” δύο ώρες ελαφρού διαβάσματος.
Το βιβλίο θάφτηκε στη στοίβα και σχεδόν το ξέχασα.
Η διαχείριση του χρόνου μου επίσης πήγε περίπατο. Δεν εγκατέλειψα την προσπάθεια, αλλά σίγουρα κατάφερνα λιγότερα από όσα μπορούσα και ήθελα.
Καιρό μετά πέτυχα στο Hacker News μια αναφορά για το “How to do Research at the MIT AI Lab“. Ανάμεσα στα πολλά χρήσιμα και ενδιαφέροντα γράφει:
Read Alan Lakein’s book How to Get Control of Your Time and Your Life, which is recommended even by people who hate self-help books. It has invaluable techniques for getting yourself into productive action.
Το βιβλίο το είχε η βιβλιοθήκη του ΤΕΕ και σκέφτηκα πως αφού δεν τα κατάφερα με το προηγούμενο, ας προσπαθήσω με αυτό. Το βιβλίο διαβάζεται γρήγορα, εύκολα και ευχάριστα (μου πήρε περίπου μία εβδομάδα και σε ώρες που παράλληλα έκανα baby sitting). Εντυπωσιακό για βιβλίο που γράφτηκε το 1973 και όμως περιέχει συμβουλές για το πως να αποφύγει κανείς τόσο το information overload, όσο και το email bankruptcy (snail mail στο βιβλίο, αλλά δεν αλλάζει κάτι).
Από τις πιο καλές συμβουλές του βιβλίου: Πάρε ένα χρονόμετρο κουζίνας (συνήθως μετράνε αντίστροφα μέχρι 60′) και χρησιμοποίησέ το για το χρόνο που αφιερώνεις σε μια εργασία μέσα στο οκτάωρο (ή ως υπενθύμιση για εκείνη την εργασία που πρέπει να ελένξεις πως πάει μετά από 20′).
Δύο μήνες μετά ξαναγύρισα στο κεφάλαιο 3 του Limoncelli. Οι ομοιότητες με το βιβλίο του Lakein είναι πολλές, άλλωστε το γράφει και ο ίδιος πως το έχει διαβάσει. Ο Κύκλος (The Cycle), το σύστημα του Limoncelli για την οργάνωση του χρόνου δεν διαφέρει πολύ από αυτά που προτείνει ο Lakein. Και οι δύο προτείνουν μια ιεράρχιση των δραστηριοτήτων με τις διαβαθμίσεις A, B και C (Α το πιο σημαντικό, C το λιγότερο σημαντικό) και προτείνουν να ασχολείται κανείς πάντα με τα A-items, ακόμα κι αν δεν έχει “παράθυρο χρόνου” που να τα χωράει. Τότε μπορεί να τα σπάει σε μικρότερα τμήματα που μπορούν να χωράνε στα διαθέσιμα time slots.
Με την εξαίρεση του τέλους του κεφαλαίου 13 (Automation), το βιβλίο δεν είναι μόνο για system administrators. Αρκεί άλλωστε να σκεφτεί κανείς το motto του Terrence Parr “Why program by hand in five days what you can spend five years of your life automating?“ για να καταλάβει πως είναι για κάθε πληροφορικό που θέλει να βρει ένα τρόπο να οργανώσει το χρόνο του (επαγγελματικό και προσωπικό) καλύτερα. Και επειδή είναι και νεώτερο από το βιβλίο του Lakein, έχει μια πιο σύγχρονη ματιά (π.χ. έχει ειδικό κεφάλαιο για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας).
Από τα καλύτερα σημεία του βιβλίου είναι η σαφής προοτροπή να προστατεύει κανείς εκείνο το 1/3 της ημέρας που δεν είναι work-time ή ύπνος:
The wrong thing is to stay late. Your social life is valuable. You don’t do your employer any favors by ignoring social time and becoming irritable. You work better when you eat right, get plenty of sleep regularly, exercise and participate in nonwork activities.
Οι Έλληνες εργοδότες βέβαια αγνοούν τον Νόμο του Parkinson (“work expands so as to fill the time available for its completion”) και θεωρούν την (απλήρωτη) υπερωρία δεδομένη και υποχρεωτική.
Επανερχόμενος στα βιβλία, μπορώ να παρατηρήσω πως έχουν και τα δύο ένα μόνο μειονέκτημα: Δεν περιέχουν καμία ιδέα / συμβουλή για το πως μπορεί να οργανώσει το χρόνο του κάποιος που έχει μωρά παιδιά (μωρά, όχι μικρά, ο Lakein αφιερώνει μια σελίδα για το πως μπορείς “κλέψεις” 30 λεπτά από ένα τετράχρονο).
Bottom line: Το βιβλίο του Lakein είναι πολύ καλό. Εάν όμως η σχέση σας με τους υπολογιστές είναι επαγγελματική, τότε το βιβλίο του Limoncelli είναι σαφώς πιο χρήσιμο, πιο σύγχρονο, έχει δικό του wiki site και mailing list (TM4SA-fans).
Έχω ξαναγράψει για το πως μπορείς με μικρά βήματα να “βρίσκεις” χρόνο. Όμως βρίσκω αυτό το quote από τον πρόεδρο της Toyota απόλυτα διαφωτιστικό:
“There’s no genius in our company. We just do whatever we believe is right, trying every day to improve every little bit and piece. But when 70 years of very small improvements accumulate, they become a revolution.”
Όπως γράφει και ο Dan Markovitz “Done long enough and consistently enough, kaizen actually becomes kaikaku“.
Στο Ελληνικό Δημόσιο βέβαια αυτό μπορεί να δουλέψει και ανάποδα.
[via Kaizen vs. Kaikaku]
| Sunday | Monday | Tuesday | Wednesday | Thursday | Friday | Saturday | |
| 1st shift | – | x | x | x | x | x | – |
| 2nd shift | – | – | – | – | – | – | – |
| 3rd shift | – | – | – | – | – | – | – |
Now, what is wrong with this picture?
Table created with: TableMaker.
Υπάρχει μια κατηγορία δευτερεουσών αποφάσεων (π.χ. αγορά ενός gadget “που θα μας λύσει τα χέρια”, αγορά ενός βιβλίου που μπορεί και να μη διαβάσουμε ποτέ ή ποιο layout θα έχουν οι moo cards μου) για τις οποίες ο εξωτερικός παρατηρητής θα έλεγε πως σπαταλούσα περισσότερο χρόνο από όσο τους άξιζε. Μερικές φορές άλλωστε το ότι παίρνεις μια απόφαση έχει περισσότερη σημασία και από την ίδια την απόφαση.
Για να μπορέσω να καταπολεμήσω αυτή την αναβλητικότητα σκέφτηκα τον παρακάτω αλγόριθμο: Βρίσκω πόσο αξίζει η ώρα μου (σε σχέση με τις απολλαβές μου) και διαθέτω τον αντίστοιχο χρόνο προς σκέψη. Παράδειγμα: Κάποιος που παίρνει €1056 μικτά (== 22 εργάσιμες x 8 ώρες x €6 / ώρα για να βγαίνουν τα νούμερα) δεν έχει και πολύ νόημα να σκέφτεται πως θα είναι οι κάρτες του από το moo (κόστος περίπου €15) για περισσότερο από 2 ώρες.
Δεν είμαι σίγουρος καν για την πρωτοτυπία / πατρότητα του αλγορίθμου ή την απόδοσή του κατά την εφαρμογή του από άλλους ανθρώπους, εμένα όμως με βοηθάει και θα ήθελα να δω τι σκέφτονται και άλλοι ή πως αντιμετωπίζουν τέτοιες δευτερεύουσες “ανάγκες” για αποφάσεις.
– Δεν έχω χρόνο.
– Κλείσε την τηλεόραση.
Update #1: Turn the radio off (auditory overload)
Update #2: Slide 91: Kill your television – 28 hours/week.
Time there is not. Αυτό το έχουμε τεκμηριώσει.
Ο Vaggelis και ο apostolos ρωτάνε πως προλαβαίνω. Στην πραγματικότητα δεν προλαβαίνω. Αλλά δεν παύω να ασχολούμαι. Τα παιδιά στη δουλειά ξέρουν π.χ. πως έχω ανοιχτά 4-5 pet projects που το καθένα θα ήθελε ένα ανθρωπομήνα για να τελειώσει σαν prototype, αλλά ήδη ένα έχει χρονίσει. Το ίδιο συμβαίνει και με τα βιβλία και τα περιοδικά που υπάρχουν στο stack. Τα έχω όμως ανοιχτά και ανάλογα με το διαθέσιμο χρόνο και την κατάσταση στην οποία βρίσκομαι, ασχολούμαι με κάποιο από αυτά.
Νομίζω πως το καλύτερο πράγμα που μπορεί να κάνει κανείς, είναι να εντοπίσει που έχει “νεκρό χρόνο”. Π.χ. εγώ έχω αρκετό τέτοιο στα ΜΜΜ (που αντίστοιχα δεν έχει κάποιος που οδηγεί για να πάει στη δουλειά του). Αυτός είναι χρόνος που μπορεί να αφιερώσει κάποιος για να κάνει μια “ελαφριά” δουλειά (Δεν διαβάζει κανείς άνετα τη “Δομή των Επιστημονικών Επαναστάσεων” στο λεωφορείο, διάβασα όμως το “Meta Math!“).
Το επόμενο πράγμα που πρέπει να κάνει κανείς είναι να έχει ισχυρό commitment για το στόχο. Ο φίλος μου ο Γιώργος, σε όλη τη διάρκεια της εκπόνησης του διδακτορικού του είχε στο τηλέφωνό του το εξής καλοσώρισμα: “PhD: Πρόοδος σήμερα?”. Φυσικά δεν περιοριζόταν μόνο στο να το βλέπει, έκανε κάτι για αυτό κιόλας.
Οι άνθρωποι με πολλές υποχρεώσεις (ή/και λίγο χρόνο) χρειάζονται μικρούς ορατούς στόχους για να μπορέσουν να διατηρήσουν μια πορεία: Baby steps. Υπάρχει φως στο τούνελ, και ρεαλιστικά βλέπεις κάποιο τέλος, ανεξάρτητα από το διαθέσιμο χρόνο. Baby steps και συνέχεια. Χωρίς τη συνέχεια δεν καταφέρνει κανείς τίποτε. Τελικά, πρέπει να συντηρηθεί ένας ενισχυτικός κύκλος: Baby steps, που επειδή ολοκληρώνονται, ενισχύουν την αυτοπεποίθησή μας, κρατάνε τη συνέχεια και την αφοσίωσή μας, άρα προχωράει κανείς στο επόμενο baby step, κ.ο.κ.
Και βέβαια έτσι καταφέρνει κανείς να έχει κίνητρο να κοιμάται 1 με 2 ώρες λιγότερο.
Καταλαβαίνω πως τα παραπάνω είναι πιο δύσκολα για ανθρώπους που έχουν δικιά τους δουλειά, αλλά: “Every day, try and move things forward, even just a little bit. Think chess. Granted, your life is more like chess on speed…“
Related posts:
– Έλα μωρέ! Αυτό είναι 5 λεπτά για εσένα
Λάθος! Πέντε λεπτά είναι για εσάς που με ρωτάτε. Για εμένα είναι όλος εκείνος ο χρόνος που χρειάστηκε να ασχοληθώ, να διαβάσω και να πειραματιστώ μέχρι να ξέρω να απαντήσω σε πέντε λεπτά. Και όλος εκείνος ο χρόνος που θα χρειαστώ για να συγκεντρωθώ ξανά στη δουλειά μου.
Ένα σχόλιο του Βαγγέλη με ώθησε να γράψω δύο ακόμα αξιώματα:
Ποτέ μα ποτέ δεν εργαζόμαστε στο 100% της δυνατότητάς μας χειρισμού αιτημάτων.
Κάτι τέτοιο δεν μας δίνει περιθώρια. Όλοι έχουν καλές και κακές μέρες στη δουλειά. Λιγότερη ή περισσότερη δουλειά. Ανάγκη χρόνου για μελέτη. Pet projects. Επίσης, πάντα θα υπάρξει μία μέρα στην οποία θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κάτι έκτακτο. Το τελευταίο πράγμα που χρειάζεται κανείς είναι εκείνη τη στιγμή να έχει χρήστες από πάνω του να ρωτάνε: “Επειδή βιάζομαι, σε πόση ώρα θα είναι έτοιμο;”
Για αυτό:
Ποτέ δεν εξυπηρετούμε ένα αίτημα πριν περάσει ένα τέταρτο (15min).
Μετά τα 15 λεπτά ρωτάμε τον χρήστη εάν συνεχίζει να υπάρχει το πρόβλημα. Εάν ναι, αναλαμβάνουμε δράση. Προσοχή! Εάν απαντήσει: “Αυτό το έλυσα, αλλά τώρα έχω ένα άλλο πρόβλημα και δεν μπορώ να …”, απαντάμε “ναι θα το κοιτάξω” και τον ξαναβάζουμε σε 15λεπτη αναμονή.
Χρειάζεται μεγάλη προσοχή η απάντηση που θα δώσουμε όταν το πρόβλημα(;) του χρήστη λυθεί automagically (δηλ. χωρίς τη συνειδητή παρέμβαση του χρήστη ή τη δικιά μας): “Λύθηκε το πρόβλημα, ευχαριστώ”. Ποτέ μα ποτέ δεν αποδεχόμαστε την πατρότητα της λύσης, όσο κι αν είναι καλό για την εικόνα μας. Γιατί κάτι που δεν ξέρουμε πως λύθηκε θα επανεμφανιστεί. Και τότε ο χρήστης θα έρθει και θα πει: “Θυμάσαι που είχα το Χ πρόβλημα; Το ξαναέχω. Τι είχες κάνει τότε και λύθηκε;”. Έλα ντε.
Βασική σημείωση: Ο χρήστης αυτά τα θυμάται πάντα.
Είναι καλό να χαίρει ο system administrator εκτίμησης και wizard status από τους χρήστες του. Η εμπιστοσύνη των χρηστών είναι μία από τις ανταμοιβές της δουλειάς. Για να την κερδίσεις όμως δε χρειάζεται να κινείσαι σε warp 9. Οι χρήστες συμπεριφέρονται όπως τους μαθαίνεις και ελάχιστη κατανόηση δείχνουν όταν δεν υπάρχει ο συνήθης χρόνος απόκρισης.
Αυτό που χάνει κανείς επειδή δεν ανταποκρίνεται στο πρώτο τέταρτο, το κερδίζει κάνοντας μια βόλτα στα γραφεία των χρηστών του μία φορά τη μέρα και ρωτώντας τους εάν όλα πάνε καλά (κατά προτίμηση γύρω στις 12:15).
Θυμάμαι είχα διαβάσει στη sage-members έναν κανόνα που έλεγε:
“Όταν σας ρωτάνε για το πόσο θα κρατήσει το downtime, θα υπολογίζετε το χρόνο που χρειάζεστε κανονικά, θα τον διπλασσιάζετε και θα προσθέτετε και λίγο ακόμα.”
Ο κανόνας αυτός είναι εξαιρετικός γιατί:
– Αργείς; Γιατί έχω να κάνω μια δουλειά και βιάζομαι. Είπες θα είναι έτοιμο, έχει περάσει τόση ώρα και δεν έχω σύστημα!
Λες κι εσείς επίτηδες καθυστερείτε να το φτιάξετε. @^%Ε$@#!(#?!
Διαβάστε τώρα το “A Humbling Upgrade” γιατί ποτέ δεν έχει σημασία πόσο καλός ή προσεκτικός είσαι. Ο Murphy σε κερδίζει με κλειστά μάτια.
Managing organized complexity 