Όταν ο (σχολιαστής αυτού του blog) XLA μου δώρισε το “Time Management for System Administrators” λίγο ήξερε πόσο θα επιδεινωνόταν το πρόβλημα διαχείρισης χρόνου που είχα. Άρχισα να το διαβάζω με πολύ ενδιαφέρον και έβλεπα μπροστά μου έναν άνθρωπο που διηγούταν προβλήματα παρόμοια με τα δικά μου και ημίμετρα που και εγώ είχα προσπαθήσει να εφαρμόσω. Πάνω που είχα τελειώσει το 3ο κεφάλαιο, σταμάτησα να το διαβάζω. Τι είχε συμβεί;
Είχα σταματήσει να γυρίζω μόνος μου στο σπίτι. Προσπαθώ να διαβάζω πολύ στα ΜΜΜ, καθώς περνάω μιάμιση με δύο ώρες σε αυτά. Καθώς γύριζα με παρέα, “έχασα” δύο ώρες ελαφρού διαβάσματος.
Το βιβλίο θάφτηκε στη στοίβα και σχεδόν το ξέχασα.
Η διαχείριση του χρόνου μου επίσης πήγε περίπατο. Δεν εγκατέλειψα την προσπάθεια, αλλά σίγουρα κατάφερνα λιγότερα από όσα μπορούσα και ήθελα.
Καιρό μετά πέτυχα στο Hacker News μια αναφορά για το “How to do Research at the MIT AI Lab“. Ανάμεσα στα πολλά χρήσιμα και ενδιαφέροντα γράφει:
Read Alan Lakein’s book How to Get Control of Your Time and Your Life, which is recommended even by people who hate self-help books. It has invaluable techniques for getting yourself into productive action.
Το βιβλίο το είχε η βιβλιοθήκη του ΤΕΕ και σκέφτηκα πως αφού δεν τα κατάφερα με το προηγούμενο, ας προσπαθήσω με αυτό. Το βιβλίο διαβάζεται γρήγορα, εύκολα και ευχάριστα (μου πήρε περίπου μία εβδομάδα και σε ώρες που παράλληλα έκανα baby sitting). Εντυπωσιακό για βιβλίο που γράφτηκε το 1973 και όμως περιέχει συμβουλές για το πως να αποφύγει κανείς τόσο το information overload, όσο και το email bankruptcy (snail mail στο βιβλίο, αλλά δεν αλλάζει κάτι).
Από τις πιο καλές συμβουλές του βιβλίου: Πάρε ένα χρονόμετρο κουζίνας (συνήθως μετράνε αντίστροφα μέχρι 60′) και χρησιμοποίησέ το για το χρόνο που αφιερώνεις σε μια εργασία μέσα στο οκτάωρο (ή ως υπενθύμιση για εκείνη την εργασία που πρέπει να ελένξεις πως πάει μετά από 20′).
Δύο μήνες μετά ξαναγύρισα στο κεφάλαιο 3 του Limoncelli. Οι ομοιότητες με το βιβλίο του Lakein είναι πολλές, άλλωστε το γράφει και ο ίδιος πως το έχει διαβάσει. Ο Κύκλος (The Cycle), το σύστημα του Limoncelli για την οργάνωση του χρόνου δεν διαφέρει πολύ από αυτά που προτείνει ο Lakein. Και οι δύο προτείνουν μια ιεράρχιση των δραστηριοτήτων με τις διαβαθμίσεις A, B και C (Α το πιο σημαντικό, C το λιγότερο σημαντικό) και προτείνουν να ασχολείται κανείς πάντα με τα A-items, ακόμα κι αν δεν έχει “παράθυρο χρόνου” που να τα χωράει. Τότε μπορεί να τα σπάει σε μικρότερα τμήματα που μπορούν να χωράνε στα διαθέσιμα time slots.
Με την εξαίρεση του τέλους του κεφαλαίου 13 (Automation), το βιβλίο δεν είναι μόνο για system administrators. Αρκεί άλλωστε να σκεφτεί κανείς το motto του Terrence Parr “Why program by hand in five days what you can spend five years of your life automating?“ για να καταλάβει πως είναι για κάθε πληροφορικό που θέλει να βρει ένα τρόπο να οργανώσει το χρόνο του (επαγγελματικό και προσωπικό) καλύτερα. Και επειδή είναι και νεώτερο από το βιβλίο του Lakein, έχει μια πιο σύγχρονη ματιά (π.χ. έχει ειδικό κεφάλαιο για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας).
Από τα καλύτερα σημεία του βιβλίου είναι η σαφής προοτροπή να προστατεύει κανείς εκείνο το 1/3 της ημέρας που δεν είναι work-time ή ύπνος:
The wrong thing is to stay late. Your social life is valuable. You don’t do your employer any favors by ignoring social time and becoming irritable. You work better when you eat right, get plenty of sleep regularly, exercise and participate in nonwork activities.
Οι Έλληνες εργοδότες βέβαια αγνοούν τον Νόμο του Parkinson (“work expands so as to fill the time available for its completion”) και θεωρούν την (απλήρωτη) υπερωρία δεδομένη και υποχρεωτική.
Επανερχόμενος στα βιβλία, μπορώ να παρατηρήσω πως έχουν και τα δύο ένα μόνο μειονέκτημα: Δεν περιέχουν καμία ιδέα / συμβουλή για το πως μπορεί να οργανώσει το χρόνο του κάποιος που έχει μωρά παιδιά (μωρά, όχι μικρά, ο Lakein αφιερώνει μια σελίδα για το πως μπορείς “κλέψεις” 30 λεπτά από ένα τετράχρονο).
Bottom line: Το βιβλίο του Lakein είναι πολύ καλό. Εάν όμως η σχέση σας με τους υπολογιστές είναι επαγγελματική, τότε το βιβλίο του Limoncelli είναι σαφώς πιο χρήσιμο, πιο σύγχρονο, έχει δικό του wiki site και mailing list (TM4SA-fans).
Managing organized complexity 
Many people just need a simple way to get started with Time Management. I recently wrote a post on my blog entitled “How to Get Started with GTD” at http://johnkendrick.wordpress.com/2008/09/27/how-to-get-started-with-gtd/ that your readers may find helpful. John
Δυστυχώς το οργανωμένο και “στα σοβαρά” time management απαιτεί τεράστια εγρήγορση και αυτοπειθαρχία για να μην χάνεις λεπτό. Δεν έχει “πάω για καφέ στο κυλικείο, πιάνω κουβέντα και γυρίζω ύστερα από 3 τέταρτα”. Ούτε “πάω δίπλα στον Παναγιώτη να συζητήσουμε κάτι για τη δουλειά και περνάνε 2 ώρες έτσι”. Έτσι όμως δε γίνομαι ρομπότ; Άσε που αν πρέπει να έχω μαζί μου το χρονόμετρο κουζίνας και μάλιστα να πρέπει να θυμάμαι να το βάζω σε λειτουργία, θα αρρωστήσω από άγχος.
Γιατί; Δεν μπορείς να έχεις προϋπολογίσει στον ημερήσιο χρόνο σου 3 τέταρτα για (τον εξωτερικό παρατηρητή) κωλοβάρεμα;
Άσε που δεν είναι όλες οι μέρες ίδιες.
Το χρονόμετρο κουζίνας το έχω στο γραφείο, δεν το κουβαλάω παντού. Συνήθως το βάζω 1 ώρα πριν να φύγω. Για να φύγω.
Καλημέρα,
Η εκμάθηση της διαχείρισης χρόνου πρέπει να περάσει και από το σημείο της δαπάνης χρόνου, για να οργανωθεί αυτός. Αυτό φαίνεται σαν αντιφατική σπατάλη και πολλοί εγκαταλείπουν καθώς δεν διαθέτουν την απαραίτητη αυτοπειθαρχία.
Ο chstath θέτει μιά σημαντική παράμετρο. Τα βιβλία αυτά φαίνεται να τεμαχίζουν αυστηρά τον χρόνο σε αποκλειστικά δουλειά-αποκλειστικά ελεύθερο χρόνο-αποκλειστικά ύπνο. Το πρόβλημα δεν είναι “ο καφές στο κυλικείο”, κατά την γνώμη μου. Είναι η αδυναμία μας να πούμε κάποιες φορές όχι, ή “ωραία τα είπαμε πρέπει να φύγω”, όπως επίσης και η απόλυτη σκέψη, ότι επειδή μία μέρα ξεφύγαμε από το πρόγραμμα, η διαχείριση είναι άχρηστη και αδύνατη.
Το να “κλέψεις” 30 λεπτά από 4χρονο, σημαίνει να το ξεγελάσεις και να μην ασχοληθείς μαζί του ή να βρεις κάτι το εποικοδομητικό μαζί του;
Θα έλεγα πως υπό αυτό το σκεπτικό το βιβλίο του Lakein είναι πιο αυστηρό στο θέμα της διαχείρισης του χρόνου. Από την άλλη του Limoncelli είναι πιο ανθρώπινο.
Το πρόβλημα δεν είναι “ο καφές στο κυλικείο”, κατά την γνώμη μου. Είναι η αδυναμία μας να πούμε κάποιες φορές όχι, ή “ωραία τα είπαμε πρέπει να φύγω”
Εγώ όταν χάνω χρόνο στη δουλειά, έτσι τον χάνω.
On 30 minutes:
Σημαίνει να αφήσεις για μισή ώρα το τετράχρονο να παίξει μόνο του και να κάνεις εσύ κάτι άλλο. Μισή ώρα, όχι 8.
@Ντροπαλός: Δεν είναι ακριβώς η αδυναμία να πούμε όχι. Πολλές φορές είναι και επιθυμία να μην πω όχι, επειδή προτιμώ την κουβέντα με τον Παναγιώτη από το να δουλέψω. Θα μου πεις τότε ότι δεν πρέπει να γκρινιάζω για το χρόνο μου και θα έχεις δίκιο.
Το δικό μου πρόβλημα δεν είναι πως θα διαχειριστώ το χρόνο ώστε να γίνουν όλα όσα θέλω να κάνω. Το πρόβλημα είναι περισσότερο το πως θα καταλάβω τι πρέπει να κάνω και τι πρέπει να αφήσω γιατί τελικά δεν χρειάζεται να γίνει. Αν το πετύχω αυτό πιστεύω ότι θα γίνουν όλες οι δουλειές που πρέπει και θα μου μείνει και χρόνος για κωλοβάρεμα.
Αυτό που αρχικά ήθελα να πω πάντως αλλά ίσως δεν το διατύπωσα καλά είναι ότι αν έχω την αυτοπειθαρχία που απαιτούν οι κανόνες του time management τότε δεν χρειάζομαι τους κανόνες. Ίσως αυτά τα βιβλία θα έπερε να έχουν τίτλο “Πως να αποκτήσετε αυτοπειθαρχία” και όχι “πως να οργανώσετε το χρόνο σας”
@chstath:
“Το πρόβλημα είναι περισσότερο το πως θα καταλάβω τι πρέπει να κάνω και τι πρέπει να αφήσω γιατί τελικά δεν χρειάζεται να γίνει.”
Practice makes perfect.
. Έχεις κάποιους στόχους για τα επόμενα 5 χρόνια;
. Εάν ναι, ποιοι είναι αυτοί;
. Μπορείς να τους αναλύσεις σε βήματα;
. Τι πρέπει να κάνεις για να πετύχεις ένα από αυτά χωρίς να υπάρχει τίποτε άλλο;
. Πόσα από αυτά τα βήματα έχεις κάνει μέχρι τώρα;
. Τι κάνεις τώρα;
Μα είσαι(είμαι/είμαστε) ήδη ρομπότ. Απλώς οι συνήθεια/ρουτίνες που έχεις που κατα μεγάλο ποσοστό ασυνείδητες δίνοντας σου την ψευδαίσθηση οτι έχεις ελευθερία (και αυτό δεν σταματάει μόνο στις συνήθειες που αλλεπιδρούμε με τον “εξω” κόσμο αλλά και με το πως σκεφτόμαστε).
Υποτίθεται οτι η όλη φάση διαχείρισης χρόνου έχει το να συνειδητοποιήσεις οτι ο τρόπος που λειτουργείς ήδη δεν είναι όπτιμαλ χρονικά και να τις αλλάξεις. Αν και το μεγαλύτερο τρικ ειναι το να πείσεις τον εαυτό σου “απλά να το κάνει”. Και εαν κάποια μέρα μείνεις πίσω δεν χάθηκε ο κόσμος, το κανεις την επόμενη.
Ο κόσμος έχει την αντίληψη οτι η θέληση πρέπει να είναι “σιδερένια” ή “ισχυρη” ή “άκαμπτη”. Η ουσία ωστόσο είναι στο να είναι απλως “ευέλικτη”.
Βοηθάει επίσης να υπάρχει μια δραστηριότητα που γίνεται 1-2 φορές την εβδομάδα με σκοπό να μας κάνει να “θυμόμαστε” ώστε να μην μας παρασέρνει το ρεύμα της καθημερινότητας. Κάτι σαν “re-alignment” – απλώς να βγάζετε λίγο έξω το κεφάλι απο την θάλασσα για να κοιτάτε προς τα που κολυμπάτε. Γιατί εγώ προσωπικά έχω βαρεθεί να “ξυπνάω” κάθε 6 μήνες και να λέω “τι έγινε, που είμαι, τι έκανα εδώ και 6 μηνες!?”.
Αυτά.
Χρήσιμο το time management, αλλά ακόμη πιο χρήσιμο το energy management. Άλλωστε, αν δεν έχεις energy δεν μπορείς να κάνεις time management. ;-)
Διάβασα διαγώνια το ποστ και προσπέρασα τα σχόλια.
Προσπάθησα να διαβάσω και να εφαρμόσω το GTD αλλά θέλει χρόνο και αφοσίωση. Πιστεύω όταν θα το εφαρμόσω θα δουλέψει καλά – προς το παρόν έμαθα να έχω καθαρό Inbox. Βασική του αρχή να κάνεις filing πριν κάνεις κάτι γιατί το άγχος δημιουργείται απο τις εκκρεμότητες. Η σωστή αρχειοθέτηση αφαιρεί πολύ άγχος και μπορείς να σκεφτείς καθαρά.
Παιδιά, η προσωπική μου εμπειρία (ήμουν και εγώ παθόν και έχω 2 παιδιά επίσης) είναι ότι το να ασχολείται κάποιος με το time management είναι σαν να παίρνεις παυσίπονα.
Δεν λύνει το underlying πρόβλημα δηλαδή, απλά ΙΣΩΣ βελτιώνει προσωρινά την κατάσταση ενώ ταυτόχρονα εστιάζει την προσοχή μας σε άλλα πράγματα από αυτά που πρέπει (γιατί δεν με πιάνει αυτό το παυσίπονο, μήπως να δοκιμάσω το άλλο, κλπ).
Συνεπώς η συμβουλή μου είναι η εξής: Βρείτε το/τα underlying προβλήματα.
Μήπως προσπαθείς να κάνεις πάρα πολλά πράγματα; Πιο πολλά από όσα χωράει το “8ωρο” ή η εβδομάδα;
Μήπως η ακατάσχετη ανάγκη να διαβάζεις/απαντάς (όχι εσύ george, γενικά μιλάω) σε newsgroups/blogs/mailing lists τρώει περισσότερο χρόνο απ’όσο νομίζεις;
Μήπως η “τεχνική” σου ενημέρωση (βιβλία, tech sites) τρώει περισσότερο χρόνο απ’όσο μπορείς να διαθέσεις και το βασικότερο απ’όσο αξίζει να διαθέσεις;
Εγώ πάντως διαπίστωσα το εξής: Από τότε που σταμάτησα να *προσπαθώ* να διαβάσω το ένα τεχνικό βιβλίο πίσω από το άλλο και να είμαι συνέχεια up-to-date έχω ηρεμήσει σαν άνθρωπος και το βασικότερο… δεν διαπιστώνω να μου λείπει τίποτα από τεχνικής απόψεως στη δουλειά μου. Ό,τι χρειάζεται να ξέρω το μελετάω, τα άλλα ΟΤΑΝ και ΑΝ χρειαστούν.
Π.χ τι σημασία έχει που δεν έχω ιδέα για .ΝΕΤ 3.5 ή WCF ή WPF ή AJAX ή όλες αυτές τις παπαριές; Αφού ΔΕΝ μου χρειάζονται στη δουλειά μου. ΑΝ και ΟΤΑΝ μου χρειαστούν τότε θα τα διαβάσω και πιστέψτε με θέλει πολύ λιγότερο κόπο ΤΟΤΕ.
@BruteForce: Κάνω ακριβώς το ίδιο εδώ και λίγο καιρό και δεν μπορώ παρά να σε επιβεβαιώσω απόλυτα. Κάποτε είχα φτιάξει ένα “study list” με όλα τα τεχνικά ζητήματα που θα ήθελα να μελετήσω, μήπως και κάποτε μου χρειαστούν ση δουλειά. Αποτέλεσμα; Το queue μεγάλωνε ακατάπαυστα χωρίς ποτέ να φεύγουν items από την κεφαλή του. Απλώς κάποια στιγμή το έκανα clear και ησύχασα.
“ΑΝ και ΟΤΑΝ μου χρειαστούν τότε θα τα διαβάσω και πιστέψτε με θέλει πολύ λιγότερο κόπο ΤΟΤΕ.”
Τεράστια αλήθεια.
Είναι πολυ ουσιαστική η σωστή διαχείριση χρόνου αλλά από την άλλη αυτό γίνεται για να γίνουμε πιο παραγωγικοί? Η ίδια η κοινωνία έχει επιβάλλει απίστευτους ρυθμούς εργασίας με αποτέλεσμα ο άνθρωπος να έχει χάσει τη μπάλα. Στο τέλος θα πεθάνουμε και το προηγούμενο λεπτό μπορεί να λέμε…”ρε c δεν πρόλαβα το τελευταίο patch γμτ!”. Be cool, everything can and should wait..
@LX:
“Είναι πολυ ουσιαστική η σωστή διαχείριση χρόνου αλλά από την άλλη αυτό γίνεται για να γίνουμε πιο παραγωγικοί?”
Εμένα με ενδιαφέρει να προλαβαίνω να κάνω περισσότερα πράγματα στο κανονικό εργασιακό χρόνο και να αποφεύγω τις υπερωρίες. Με τρία μωρά παιδιά, με ενδιαφέρει να είμαι συνολικά πιο παραγωγικός για την οικογένειά μου κυρίως και όχι ως εργαλείο του εργοδότη μου.
”ρε c δεν πρόλαβα το τελευταίο patch γμτ!”
U rule!