Δέχομαι 500+ emails καθημερινά. Είναι λογικό να μην προλαβαίνω να τα απαντάω όλα. Τι πιο απλό λοιπόν από το να αφήνω “marked as unread” αυτά που είναι να απαντήσω “αύριο” ή “αργότερα” τέλος πάντων. Σχεδόν δουλεύει.
Μέχρι που μπορεί να αφαιρεθείς και να κάνεις “mark as read” όλο το INBOX. Ίσως η μεθοδος του Itzy Sabo να με βοηθήσει. Ίσως πάλι απλά αντί να μεγαλώνει το INBOX μου, να μεγαλώνει το Reply folder.
Managing organized complexity 
Μεγάλος αριθμός email συνήθως απαιτεί re-reply και re-re-reply κλπ.
Ένα γρήγορο τηλ. χωρίς πολλά πολλά (με σωστό χειρισμό για να μη πάρει θάρρος για άλλα 10 θέματα που τον απασχολούν) – ξέρω ότι μπορείς να τους βάλεις στη θέση τους – ίσως είναι πιο time-efficient.
Πολλά μπορούν να απαντηθούν ως εξής: “Call me 4-5pm” Όπου 4-5 ξέρεις ότι μπορείς να ασχοληθείς ολίγον τι.
Περί κατηγοριοποίησης μπορείς να φτιάξεις 2-3 folder : 1. a.s.a.p (one day period) reply, 2. weekly reply, κλπ. Και όλα αυτά ανά κατηγορία (δουλειά (1,2,3), φίλοι κλπ))
Μπορείς αν έχεις την ευχέρεια του delegate να ξεφορτωθείς καμιά 50ριά
Αλλά.
Εάν τα reply είναι του στυλ, δες εκεί και θα μάθεις / καταλάβεις, να είσαι σίγουρος ότι τον έστειλες στο σωστό μέρος και ότι σίγουρα θα βρει τη λύση. Εάν απλά το υποθέτεις, είναι καλύτερα να αφιερώσεις 1-2 λεπτά παραπάνω και να σιγουρευτείς, γιατί θα σου γυρίσει boomerang και όχι τίποτα άλλο, αλλά όταν ξανα-ματα-ασχολείσαι με κάτι που έχεις θεωρήσει λήξαν, σε εκνευρίζει και χάνεις και χρόνο που δεν έχεις.
Αν, όμως βαριέται να κάτσει να ψάξει και έχει δώσει παρόμοια δείγματα γραφής στο παρελθόν, απλά αγνόησέ τον.
Just my 2c (αν σκεφτώ τίποτα άλλο, θα επανέλθω)
Αν τα μαρκάρεις για follow up;
Προσωπικά χρησιμοποιώ coloring. Το χρωματάκι μένει ακόμα κ’ αν πατήσω mark all as read… :)
Όταν δέχεσαι τόσα πολλά emails, τότε εκ των πραγμάτων είναι δύσκολο να βρεις ένα αποδοτικό τρόπο διαχείρισης αυτών (διάβασμα και απάντηση σε όσα χρειάζεται) μέσα σε αποδεκτούς χρόνους (π.χ. την ίδια μέρα). Αυτό που κάνω είναι ότι περίπου κάθε δίωρο κάνω ένα γρήγορο πέρασμα, και με όσα πρέπει να ασχοληθώ περισσότερο τα μαρκάρω για follow up (βλ. και Titanas).
Το να τα κάνω mark για followup (ή ακόμα και με χρωματάκια) θα με είχε γλιτώσει από την “καταστροφή” του “mark as read” που χρησιμοποιούσα για τον ίδιο σκοπό (και είναι και portable across multiple mail clients: webmail, thunderbird, mutt, κ.λπ.).
Το (πραγματικό) ζήτημα είναι η υποκρυπτόμενη καταστροφή: Να απαντηθούν σε εύλογο χρονικό διάστημα.
Πρώτο βήμα μου ήταν να διαχωρίσω το επαγγελματικό email με το προσωπικό. Εν ολίγοις δεν δίνω ποτέ για μη επαγγελματικούς σκοπούς το email της δουλειάς. Έτσι ξεκαθάρισα απ’ τις προσωπικές συζητήσεις, forwards, κ.λπ. Έχω και ένα λογαριασμό στο gmail για εγγραφές σε sites.
Στη δουλειά κάνω τα εξής:
1. Για λίστες και συγκεκριμένους λογαριασμούς μου χρησιμοποιώ φίλτρα για email-routing σε αρχεία ή folders.
2. Επίσης φιλτράρω ορισμένους senders (με εξαίρεση αν στείλουν μόνο σε μένα) Πάντα υπάρχει ο μανιακός forwarder στη δουλειά ;)
Κάποτε δοκίμασα ένα παρόμοιο σύστημα κατηγοριοποίησης των υπολοίπων σαν αυτό του Itzy Sabo αλλά δεν είμαι τόσο τακτικός.
Για το πραγματικό ζήτημα πιστεύω καλό είναι να μοιραστείς με κάποιον τη δουλειά. Αφαίρεσε τα προσωπικά και τα υπόλοιπα τάξε κέρασμα σε συναδέλφους για να τα διαβάσουν και ν’ απαντήσουν (αν μπορούν).